В моем блоге я пытаюсь рассказывать не только о самих записных книжках, но и системах их эффективного использования. А вот как хранить и архивировать книжки, которые уже заполнены? Уверен — у многих из вас есть своя система. Кто-то (как я) просто ставит их на полку, кто-то — специальным образом надписывает корешок, прячет блокноты и книжки в коробки, кто-то составляет индексные файлы с содержимым книжек…

Сегодня я публикую перевод прелюбопытнейшего материала о том, как архивирует и поддерживает архив своих записных книжек один из читателей блога «Искусство мужественности». В комментариях к статье «Мужские традиции карманных записных книжек» (кстати, интересная статья!) некто Memo G приводит ссылку на свою систему архивации записных книжек (он пользуется классическими молескинами)…

Я начал использовать молескины в качестве PIM 3 года назад. Все началось с консультаций со специалистами на заводе, где я работаю. Мне было сложно эффективно записывать их комментарии по производству.  С этого момента  моя система [ведения записей] эволюционировала, и теперь мой молескин во всех практических смыслах — расширение моего мозга.

Поскольку я живу в Мексике, я в основном пишу на испанском языке в моем молескине, но я покажу вам некоторые фотографии, которые дадут представление о системе.

Основное применение моего молескина — следить за своими повседневными задачами. Задачи могут поступать из писем,  моих наблюдений, поручений босса и т.п.

Я сортирую задачи по приоритетам от 1 до 3.

1 —  нечто важное, что нужно сделать сейчас,

2 — что-то важное, что можно сделать позже

и 3 — нечто не важное, что нужно сделать сейчас.

Раньше был еще приоритет №4 — «неважное, сделать позже». Но  я решил, что я не собираюсь тратить свое время на такие задачах, так что я даже не записываю их. Я стараюсь закрыть задачи в порядке приоритетности от 1 до 3. Когда я выполняю задачу, я зачеркиваю ее.

Каждый день, перед отъездом домой с работы, я записываю задачи на следующий день, копируя то, что я не закрыл и сортирую новые задачи. Я всегда пишу дату вверху страницы  и провожу вертикальную линию, чтобы сохранять аккуратность нас транице. Если мне нужно сделать быструю заметку, я пишу ее в нижней части страницы, чтобы использовать это пространство и сохранить место для большего числа задач, которые могут возникнуть. Вообще я стараюсь, чтобы 1 задача занимала не более 1 строки. Ниже вы можете увидеть типичные задачи. Вы можете   увидеть  стрелки сверху некоторых номеров задач. Я делаю это, когда я копирую задачу на страницу следующего дня.

Другая цель, для которой я использую молескин, это написание заметок о разных вещах — совещаниях, наблюдениях за коллегами, личных записей, трекинг задач моих подчиненных и т.п. На рисунке ниже на левой странице, вы можете увидеть заметки о нескольких событиях, которые произошли в этот день (эта страница не содержит вертикальную линию, поскольку она является «страницей только для заметок»):

В начале каждого месяца, я оставляю пустую страницу с названием месяца в заголовке. Когда месяц заканчивается, я возвращаюсь на эту страницу и пишу краткое резюме того, что произошло в тот месяц, сверяясь с заметками за этот месяц:

Когда молескин заканчивается, я вношу резюме каждого месяца в файл журнала в Outlook, чтобы содержимое книжки было доступно через поиск на компьютере. Таким образом, я могу легко вернуться к конкретной записи в конкретной книжке менее чем за минуту.

Я держу свои старые молескины вместе так, что я могу получить доступ к необходимой мне информации очень быстро. Когда я начинаю новую книжку, я пишу дату на его торце, а затем, когда я завершаю ее, то  я пишу дату окончания, вот так:

Поскольку в моих молескинах содержится достаточно важная для меня информация (и поскольку я немного параноик), то  держу их в металлическом ящике с замком:

Ну, вот это и есть моя система. Я попробовал несколько вариантов замены для нее, такие,  как система Франклина Кови, или набор всех заметок на моем BlackBerry, но эти варианты просто не работают для меня. Есть что-то в том, чтобы записывать все в эти маленькие, но достаточно емкие записные книжки, и это что-то  невозможно ничем заменить.

Комментарии или вопросы? пишите мне на memocggc@gmail.com

Январь 2010

Оригинал статьи на английском языке: Memo’s moleskine system

Друзья, по-моему — это мощный мужчина.  Хранить молескины в ящике с замком (кстати, почему не купить сейф?)! Ну, как минимум — у него действительно ситемный подход к проблеме.

А какая система у вас?

Мой блог находят по следующим фразам:

• Найти мою записную книжку
• что написать в блокноте
• как вести записную книжку
• фото тетрадь
• скачать ежедневник для печати
• как сделать обложку для блокнота из кожи