Добрый день.

Сегодня привожу статью о системе организации записей, которую написала Sova в своем блоге «С чистого листа». Мне эта статья показалась достаточно интересной, привожу ее здесь в полном виде.

Скажите, а какие системы организации записей/GTD/управления временем используете вы?

Система организации моих записей

Как и обещала в комментариях к своей статье «Когда в голове куча мыслей, а на душе тревожно…», рассказываю о тетрадях, блокнотах и ежедневниках, которые использую. Заодно отвечаю на вопрос автора одного из интереснейших блогов «Зачем вам нужен ежедневник?»

Всего на сегодняшний день у меня девять бумажных «помощников» эффективной жизни. Все они используются для различных целей, с различной интенсивностью и регулярностью. Периодически я пересматриваю систему организации своих записей, и тогда число блокнотов/тетрадей меняется. Система, которую опишу сегодня, «работает на меня» с Нового года.

1. Ежедневник.

Это планировщик на каждый день стандартного формата (А5) с пустой графой для записи даты и временными отсечками для записи дел. Скажу сразу, у меня не так много встреч, четко привязанных по времени, поэтому записи веду в удобном мне порядке, игнорируя временные отсечки.

В этот ежедневник вписываются:
— встречи, мероприятия;
— задачи, требующие выполнения в конкретный день (запланированные звонки, on-line передачи/семинары);
— регулярные дела, составляющие канву моего дня (это спланированные по дням недели домашние дела, уход за своей внешностью, спортивные занятия). Как правило, регулярные дела я записываю на соответствующие страницы в начале каждой новой недели сразу на все дни предстоящей недели;
— «целевые» дела — это конкретные шаги к достижению своих целей (они выписываются из Календаря позитивных перемен);
— текущие дела — это то, что формулируется накануне или выписывается из Автофокуса.

Этот ежедневник является домашним, я его никогда не беру с собой, и содержит дела/задачи, которые по мере выполнения вычеркиваются. Он аккумулирует в себе актуальные задачи из разных источников и позволяет мне быть уверенной в том, что самое важное на день у меня записано именно в нем.

Кроме того, в нем я фиксирую регулярные количественные показатели моей работы над собой для последующего анализа. Например, сколько бассейнов проплыла, какие упражнения сделала и сколько раз.

2. Автофокус.

Это стандартная тетрадь (60 листов), куда записываются конкретные задачи, так называемый «to do list». Есть разные вариации ведения такой тетради. У меня она организована следующим образом:
— на первой странице записаны цели на текущий год;
— на второй странице — направления, требующие регулярной работы;
— далее страницы поделены на три столбца: дата, список задач и поле для пометок, где либо выставляю приоритет задачам, либо помечаю, как и когда это лучше сделать .

Автофокус, в первую очередь, позволяет мне перенести на бумагу все свои мысли с условными тегами «как бы не забыть ЭТО сделать сегодня/завтра/через неделю/когда-нибудь» и служит так называемым «банком дел» для моментов, когда скучно и хочется сделать что-нибудь полезное. Полный перечень задач дает возможность выбрать действие согласно конкретному контексту (комп, интернет, метро и т.д.)

3. Календарь позитивных перемен.

О нем я уже подробно рассказывала в другой своей статье . Данный «календарь» — это инструмент отслеживания достижения моих целей. Задачи, сформулированные на основании его планов, дублируются в Автофокусе и при необходимости в основном ежедневнике.

4. Хранилище.

С этой тетрадью я работаю вот уже несколько лет, она содержит в себе различную полезную и актуальную для меня информацию по всем сферам жизни. В ней собраны списки книг, которые хочу прочитать, фильмов, которые хочу посмотреть, перечень повседневных блюд для разнообразного домашнего меню, список лекарств, которые мы принимали в тех или иных случаях, полезные контакты, дни рождения родных и друзей, учетные записи и пароли к ним, а так же много другой полезной информации. Соответственно, вся эта информация стекается сюда из других всевозможных источников записи.

Учитывая основательность и долгосрочность таких записей, использую для Хранилища тетрадь с кольцами в толстой кожаной обложке, которая закрывается молнией, с возможностью при необходимости добавить или заменить листы.

5. «Целевая» тетрадь.

Это обычная 48-листовая тетрадь на спиральке, где я фиксирую все свои «шаги» целеполагания: миссия, предназначение, главная цель жизни, мои ценности, сферы жизни, цели/мечты/стремления.

6. «Идейный» блокнот (на спиральке, размером с обычную тетрадь).

Такой блокнот появился у меня совсем недавно, но уже сейчас прочно закрепился в моей системе организации дел/записей и на все 100% оправдал свое название. На первом листе я перечислила все свои творчески проекты. Далее, каждому из них выделила некоторое количество листов блокнота, разделив их цветными стикерами. В этот блокнот попадают все мысли и идеи, которые затем трансформируются в статьи или задачи, способствующие развитию проектов.

Такое тематическое деление оказалось очень удобным, позволяющим в максимальном объеме собирать информацию, так или иначе касающуюся моих проектов.

7. «Рабочая» тетрадь.

Стандартная 80-листовая тетрадь на спиральке, которая всегда лежит рядом со мной или на рабочем месте для спонтанных записей. Нужно ли записать телефон, всплывшую задачу, черновик письма, какую-нибудь схему или просто порисовать — эта тетрадь всегда под рукой. Она заменяет множество разрозненных листков и клочков бумаги, где делаются пометки часто из-за отсутствия под рукой чего-нибудь более подходящего. Почти всегда беру ее на встречи, затем материал перерабатываю, важное фиксирую в других тетрадях. Все записи датирую. Кстати, эта привычка касается практически всех записей.

8. «Походный» блокнот.

Нелинованный блокнот небольшого формата (А6), который всегда лежит в сумке. Как правило, он служит для записи адресов и координат по которым направляюсь и различных записей, сделанных в ходе встреч. Блокнот выступает альтернативой «рабочей» тетради. Часто использую его для интеллект-карт, конспектируя «дорожные» мысли.

9. Последний пункт — это мое новшество — тетрадь для интеллект-карт, в которой совершенствую свой навык изложения информации. Пока фиксирую в ней информацию, полученную в ходе тренингов.

В заключение хочу сказать, что все тетради и блокноты выбираются тщательно, с любовью. Мне нравится красиво оформлять свои записи, ведь это отражение нас самих.

На компьютере в качестве ежедневника и хранилища использую программу OneNote. Нравится тем, что позволяет писать в любой части страницы и все записи сохраняет автоматически. Пробовала вести в ней список дел — не понравилось, так как комп не всегда включен, с тетрадью проще — открыл и все планы перед глазами.

Вот так выглядит моя система организации записей.

Читателей блога «твой блокнот» приглашаю в комментариях рассказать о своих системах записей.

Скажу пару слов о своей системе. Собственно, это не система даже. Это 1 (одна) записная книжка. Раньше это был Herlitz Classic Collection, он закончился. С мая этого года использую линованный Moleskine Soft Cover Pocket (захотелось чего-то в мягкой обложке). В ней — расписание дел (на 99% — личных, все рабочие задачи — в календаре Outlook на рабочем ноуте).

Вся информация из инета сохраняется  в Evernote (WinMaciPhone); сервере Wishlist; Dropbox; Livelib; закладках Firefox (c расширением Xmarks для синхронизации паролей, вкладок, закладок между компами). Немного пользуюсь Google Calendar (время от времени).

Таким образом — я не потребитель записных книжек. Я их покупаю, преимущественно, в коллекцию :) Я просто не знаю, что туда писать. А если и знаю, то, скорее всего, на это у меня не будет времени. Или я сохраню это каким-либо цифровым способом. А вот на то, чтобы вести такой здоровый парк записных книжек, я вообще не представляю, сколько нужно времени :) Вот такой парадокс.

b9693d4057a33b852ac1cf9c6680c2a9

Мой блог находят по следующим фразам:

• rhodia блокноты купить украина
• как выглядеть ежедневник
• как сшить самодельный блокнот
• как называется блокнот с чистыми листами
• купить толстый блокнот
• блокнот paperblanks