Стильные записные книжки и блокноты в магазине «Индиноутс» Индиноутс

Система организации записей


Добрый день.

Сегодня привожу статью о системе организации записей, которую написала Sova в своем блоге «С чистого листа». Мне эта статья показалась достаточно интересной, привожу ее здесь в полном виде.

Скажите, а какие системы организации записей/GTD/управления временем используете вы?

Система организации моих записей


Как и обещала в комментариях к своей статье «Когда в голове куча мыслей, а на душе тревожно…», рассказываю о тетрадях, блокнотах и ежедневниках, которые использую. Заодно отвечаю на вопрос автора одного из интереснейших блогов «Зачем вам нужен ежедневник?»

Всего на сегодняшний день у меня девять бумажных «помощников» эффективной жизни. Все они используются для различных целей, с различной интенсивностью и регулярностью. Периодически я пересматриваю систему организации своих записей, и тогда число блокнотов/тетрадей меняется. Система, которую опишу сегодня, «работает на меня» с Нового года.

1. Ежедневник.

Это планировщик на каждый день стандартного формата (А5) с пустой графой для записи даты и временными отсечками для записи дел. Скажу сразу, у меня не так много встреч, четко привязанных по времени, поэтому записи веду в удобном мне порядке, игнорируя временные отсечки.

В этот ежедневник вписываются:
— встречи, мероприятия;
— задачи, требующие выполнения в конкретный день (запланированные звонки, on-line передачи/семинары);
— регулярные дела, составляющие канву моего дня (это спланированные по дням недели домашние дела, уход за своей внешностью, спортивные занятия). Как правило, регулярные дела я записываю на соответствующие страницы в начале каждой новой недели сразу на все дни предстоящей недели;
— «целевые» дела — это конкретные шаги к достижению своих целей (они выписываются из Календаря позитивных перемен);
— текущие дела — это то, что формулируется накануне или выписывается из Автофокуса.

Этот ежедневник является домашним, я его никогда не беру с собой, и содержит дела/задачи, которые по мере выполнения вычеркиваются. Он аккумулирует в себе актуальные задачи из разных источников и позволяет мне быть уверенной в том, что самое важное на день у меня записано именно в нем.

Кроме того, в нем я фиксирую регулярные количественные показатели моей работы над собой для последующего анализа. Например, сколько бассейнов проплыла, какие упражнения сделала и сколько раз.

2. Автофокус.

Это стандартная тетрадь (60 листов), куда записываются конкретные задачи, так называемый «to do list». Есть разные вариации ведения такой тетради. У меня она организована следующим образом:
— на первой странице записаны цели на текущий год;
— на второй странице — направления, требующие регулярной работы;
— далее страницы поделены на три столбца: дата, список задач и поле для пометок, где либо выставляю приоритет задачам, либо помечаю, как и когда это лучше сделать .

Автофокус, в первую очередь, позволяет мне перенести на бумагу все свои мысли с условными тегами «как бы не забыть ЭТО сделать сегодня/завтра/через неделю/когда-нибудь» и служит так называемым «банком дел» для моментов, когда скучно и хочется сделать что-нибудь полезное. Полный перечень задач дает возможность выбрать действие согласно конкретному контексту (комп, интернет, метро и т.д.)

3. Календарь позитивных перемен.

О нем я уже подробно рассказывала в другой своей статье . Данный «календарь» — это инструмент отслеживания достижения моих целей. Задачи, сформулированные на основании его планов, дублируются в Автофокусе и при необходимости в основном ежедневнике.

4. Хранилище.

С этой тетрадью я работаю вот уже несколько лет, она содержит в себе различную полезную и актуальную для меня информацию по всем сферам жизни. В ней собраны списки книг, которые хочу прочитать, фильмов, которые хочу посмотреть, перечень повседневных блюд для разнообразного домашнего меню, список лекарств, которые мы принимали в тех или иных случаях, полезные контакты, дни рождения родных и друзей, учетные записи и пароли к ним, а так же много другой полезной информации. Соответственно, вся эта информация стекается сюда из других всевозможных источников записи.

Учитывая основательность и долгосрочность таких записей, использую для Хранилища тетрадь с кольцами в толстой кожаной обложке, которая закрывается молнией, с возможностью при необходимости добавить или заменить листы.

5. «Целевая» тетрадь.

Это обычная 48-листовая тетрадь на спиральке, где я фиксирую все свои «шаги» целеполагания: миссия, предназначение, главная цель жизни, мои ценности, сферы жизни, цели/мечты/стремления.

6. «Идейный» блокнот (на спиральке, размером с обычную тетрадь).

Такой блокнот появился у меня совсем недавно, но уже сейчас прочно закрепился в моей системе организации дел/записей и на все 100% оправдал свое название. На первом листе я перечислила все свои творчески проекты. Далее, каждому из них выделила некоторое количество листов блокнота, разделив их цветными стикерами. В этот блокнот попадают все мысли и идеи, которые затем трансформируются в статьи или задачи, способствующие развитию проектов.

Такое тематическое деление оказалось очень удобным, позволяющим в максимальном объеме собирать информацию, так или иначе касающуюся моих проектов.

7. «Рабочая» тетрадь.

Стандартная 80-листовая тетрадь на спиральке, которая всегда лежит рядом со мной или на рабочем месте для спонтанных записей. Нужно ли записать телефон, всплывшую задачу, черновик письма, какую-нибудь схему или просто порисовать — эта тетрадь всегда под рукой. Она заменяет множество разрозненных листков и клочков бумаги, где делаются пометки часто из-за отсутствия под рукой чего-нибудь более подходящего. Почти всегда беру ее на встречи, затем материал перерабатываю, важное фиксирую в других тетрадях. Все записи датирую. Кстати, эта привычка касается практически всех записей.

8. «Походный» блокнот.

Нелинованный блокнот небольшого формата (А6), который всегда лежит в сумке. Как правило, он служит для записи адресов и координат по которым направляюсь и различных записей, сделанных в ходе встреч. Блокнот выступает альтернативой «рабочей» тетради. Часто использую его для интеллект-карт, конспектируя «дорожные» мысли.

9. Последний пункт — это мое новшество — тетрадь для интеллект-карт, в которой совершенствую свой навык изложения информации. Пока фиксирую в ней информацию, полученную в ходе тренингов.

В заключение хочу сказать, что все тетради и блокноты выбираются тщательно, с любовью. Мне нравится красиво оформлять свои записи, ведь это отражение нас самих.

На компьютере в качестве ежедневника и хранилища использую программу OneNote. Нравится тем, что позволяет писать в любой части страницы и все записи сохраняет автоматически. Пробовала вести в ней список дел — не понравилось, так как комп не всегда включен, с тетрадью проще — открыл и все планы перед глазами.

Вот так выглядит моя система организации записей.

Читателей блога «твой блокнот» приглашаю в комментариях рассказать о своих системах записей.

Скажу пару слов о своей системе. Собственно, это не система даже. Это 1 (одна) записная книжка. Раньше это был Herlitz Classic Collection, он закончился. С мая этого года использую линованный Moleskine Soft Cover Pocket (захотелось чего-то в мягкой обложке). В ней — расписание дел (на 99% — личных, все рабочие задачи — в календаре Outlook на рабочем ноуте).

Вся информация из инета сохраняется  в Evernote (WinMaciPhone); сервере Wishlist; Dropbox; Livelib; закладках Firefox (c расширением Xmarks для синхронизации паролей, вкладок, закладок между компами). Немного пользуюсь Google Calendar (время от времени).

Таким образом — я не потребитель записных книжек. Я их покупаю, преимущественно, в коллекцию :) Я просто не знаю, что туда писать. А если и знаю, то, скорее всего, на это у меня не будет времени. Или я сохраню это каким-либо цифровым способом. А вот на то, чтобы вести такой здоровый парк записных книжек, я вообще не представляю, сколько нужно времени :) Вот такой парадокс.

b9693d4057a33b852ac1cf9c6680c2a9

Мой блог находят по следующим фразам:

Related Posts with Thumbnails
Напечатать в формате Moleskine MSK

Нравится

10 комментариев

  1. Опубликован 11 Июн &Fri, 11 Jun 2010 14:43:39 +000039q0000002010;10 в 14:43 | Прямая ссылка

    А я свою систему уже описывал на сайте Управление временем и своими делами: Мои бумажные помощники

  2. Перевалова Екатерина
    Опубликован 11 Июн &Fri, 11 Jun 2010 18:07:27 +000027q0000002010;10 в 18:07 | Прямая ссылка

    Веду гигантскую книгу в мягкой обложке для записей глобальных дел, типа «как организовать день рожденья, новый год, и т.д.». Там и идеи, и списки покупок и предварительные списки приглашенных, то есть использую по назначению 5-8 раз в год. Формат книги — А4, когда планирую — забываю обо всем, поэтому почерк становится гигантским, и записи такие огромные.
    Затем ежедневник. Всегда под рукой, таскаю его же на работу… Там же ведутся и все планы, задумки, творческая работа; хотя способ, описанный в статье, несколько более удобен, обязательно присмотрюсь, ибо хожу в тренажерный зал и в бассейн, и уже не раз задумывалась, что нужно нечто отдельное.
    Ну и дневник, личные записи — люблю пофилософствовать.
    Но как обычно, хочется всего и разного, канцелярия — страсть ))

  3. Опубликован 18 Июн &Fri, 18 Jun 2010 18:49:29 +000029q0000002010;10 в 18:49 | Прямая ссылка

    Все нужные даты нужно запоминать:) но на самые важные я ставлю напоминание:)

  4. Опубликован 21 Июн &Mon, 21 Jun 2010 11:22:53 +000053q0000002010;10 в 11:22 | Прямая ссылка

    Маленький молескин в мягкой обложке и без линовки: в нем веду списки (время от времени). Отдельно отвела место под несколько активных проектов — записываю туда идеи. Сзади приклеиваю телефоны на обычных стикирах — если позвоноить надо один или два раза. В общем-то это и все. Остальные блокноты использую для набросков, скетчей с натуры и зарисовывания идей для работы.

  5. Опубликован 2 Авг &Mon, 02 Aug 2010 14:54:40 +000040q0000002010;10 в 14:54 | Прямая ссылка

    Когда нужно переписываться с другими людьми — использую компьютер. Значит, в блокноте пишу для себя.
    Напоминания удобно выставлять на телефоне (он пищит). Значит, в блокнот идёт всё, что нужно исполнять без конкретного срока, в перспективе.
    Записываю не для того, чтобы забыть, а для того, чтобы не ходу придуманную идею превратить во что-то готовое.

    Из этого вытекает очень простая система:

    Есть карманный блокнот — MOLESKINE/LEGAMI/teNeues/noname, в котором я записываю, зарисовываю, веду списки дел. Содержимое более-менее рассортировано на страницах, без хаоса. Когда страница отработана — загибаю нижний правый уголок. Таким образом видно, какие страницы ещё требуют внимания.

    Особо интересные страницы можно отмечать скрепкой или закладкой.

    Можно вклеивать всякую мелочь — наброски на салфетках, визитки, итп.

    Главное — всё должно быть просто, а идеи не должны забываться — они должны конвертироваться в продукт. Ну и дела должны делаться :)

    • Опубликован 2 Авг &Mon, 02 Aug 2010 15:58:39 +000039q0000002010;10 в 15:58 | Прямая ссылка

      Интересная концепция ведения дел. Как минимум новинка для меня — загибание уголка страницы как отметка выполненного списка дел/реализованной идеи на ней. Спасибо за описание Вашего метода, Виктор!

  6. limelle16
    Опубликован 23 Ноя &Tue, 23 Nov 2010 08:24:56 +000056q0000002010;10 в 08:24 | Прямая ссылка

    Нет, у меня столько тетрадей нет. Как и времени, чтобы это все вести. У меня простенько!
    1. Дневник . Купленный, кстати, в России.
    2. Толстенная тетрадь на спирали «Всякая всячина». Всегда валяется около компьютера. В ней записываю все полезности, что можно найти в Интернете. Плюс еще записываю списки дел на день. Ну и еще логины-пароли для сайтов, которые редко посещаю (для своих страничек в соцсетях и почты записываю в Дневник) и телефонные номера (позвонили, я автоматически беру в руки эту тетрадь и ручку)
    3. Походный блокнот маленького размера. Всегда лежит в сумке. Купила спецом со спиралью, чтобы можно было вставить обычную дешевую ручку , т.к. не люблю рыться в сумке. В этом блокноте записываю список покупок (слева делаю отметку, где это нужно купить, в виде логотипа, например, R (Rasong), S (Samsung), А (аптека). Такая разметка помогает планировать маршрут. Можно, конечно, изначально разграфить под крупные магазины, но я человек спонтанный, мне удобнее вести список по порядку, независимо от предмета покупки, вперемешку, короче, как вспомню…)
    4. Крошечный блокнотик появился в сумке совсем недавно. С помощью него я пытаюсь выучить язык (я живу не в России). Записываю по 5 слов с утра и повторяю весь день.
    Вот, собственно, и все. Ну я не буду писать, что есть отдельная тетрадь для рецептов (чаще всего переписываю из толстенной тетради №2), специальный блокнот с отрывными листами около двери (мало ли какому гостю понадобится что-то записать) и проч.

  7. StonkCash
    Опубликован 5 Янв &Wed, 05 Jan 2011 21:07:35 +000035q0000002011;11 в 21:07 | Прямая ссылка

    Спасибо, классный блог) Даже добавил в закладки, хотя делаю это редко)

  8. Лия
    Опубликован 18 Янв &Tue, 18 Jan 2011 11:43:03 +000003q0000002011;11 в 11:43 | Прямая ссылка

    Я раньше вела несколько записных книжек и тетрадей по принципу «другие так ведут, значит удобно». Но, оказалось, это совершенно не для меня. Сейчас у меня один блокнот на все. А6 нелинованный. А записи по смыслу (адреса-телефоны, интересные идейки блокнотов, памятки, списки) подумываю выделять разными цветами, все равно в сумке лежат фломастеры и цветные карандаши.

  9. limelle16
    Опубликован 10 мая &Thu, 10 May 2012 16:05:13 +000013q0000002012;12 в 16:05 | Прямая ссылка

    Наткнулась на свой комментарий :))) Интересно почитать, что же писала полтора года назад. Из списка остался только пункт 2 — «всякая всячина» . Все остальное выкинуто за ненадобностью.
    Тетрадь для всякой всячины уже идет вторая. Первая вся исписана и изрисована, и пока хранится. Для второй купила скетчбук. Удобно!

Post a Reply to Антон

Ваш e-mail никогда не будет опубликован или передан третьим лицам. Обязательные поля отмечены *

*
*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>